Asset management is het beheren van bedrijfsmiddelen, zowel financieel als facilitair. Het creëren van een overzicht van aanwezige bedrijfsmiddelen en hun waarde in de boeken is een belangrijk aspect. Facility Spot richt zich voornamelijk op het faciliteren van dit beheer.

Wat is Asset Management?

Asset management omvat verschillende methoden om bedrijfsmiddelen te beheren. De eerste stap is altijd het creëren van een overzicht en dit vervolgens up-to-date houden. Dit overzicht kan eenvoudig in een Excel-sheet worden vastgelegd, maar voor complexere situaties is speciale software vaak noodzakelijk. Er zijn verschillende softwarepakketten beschikbaar, maar asset management kan ook een onderdeel zijn van een FMIS (Facility Management Information System) of ERP (Enterprise Resource Planning) systeem.

Bij Facility Spot is asset management geïntegreerd in onze eigen software, Virtual Assistant, waarmee we alle assets kunnen monitoren.

Waarom Asset Management?

Naast het willen weten welke bedrijfsmiddelen je hebt, wat ze waard zijn en waar ze zich bevinden, is het soms wettelijk verplicht om dit vast te leggen. Denk hierbij aan NEN 3140 of Scios Scope 9 voor arbeidsmiddelen.

Wat moet je vastleggen?

Het vastleggen van gegevens hangt af van je doelstellingen. Naast eenmalige vastlegging is het essentieel om te monitoren hoe de gegevens op de lange termijn accuraat blijven. Voorbereiding is cruciaal om een langdurig proces te garanderen. Bepaal vooraf welke aspecten je wilt vastleggen, zodat je dit maar één keer hoeft te doen.

De belangrijkste gegevens om vast te leggen zijn:

• Naam van het voorwerp
• Beschrijving
• Locatie
• Merk
• Leverancier/Fabrikant
• Gebruiker
• Eigenaar
• Aanschafdatum
• Aanschafwaarde
• Restwaarde
• Laatste onderhoudsdatum
• Onderhoudsfrequentie
• Laatste keuringsdatum
• Keuringsfrequentie

Deze aspecten variëren per voorwerp. Bij een bureau wil je bijvoorbeeld weten waar het staat, wie het gebruikt en hoe oud het is. Bij een boormachine of installatie wil je weten wanneer deze voor het laatst gekeurd en onderhouden is.

Waarom wil je Asset Management toepassen?

Er zijn verschillende redenen voor het vastleggen van deze informatie. Soms is het wettelijk verplicht, bijvoorbeeld door inspecties of keuringen. Daarnaast wil je de juiste boekwaarde van je bedrijfsmiddelen op de balans hebben.

Voor een organisatie is het essentieel om te weten welke middelen aanwezig zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Dit voorkomt verlies van middelen en zorgt ervoor dat onderhoud en keuringen op tijd worden uitgevoerd. Ook kun je voorkomen dat bedrijfsmiddelen overbodig worden aangeschaft en kun je alvast voor budgetteren op vervangen van bedrijfsmiddelen.

Deze bedrijfsmiddelen heb je uiteindelijk nodig om je bedrijf draaiende te houden. Asset management haalt de maximale waarde uit deze assets, door de balans tussen prestaties, risico’s en levensduurkosten af te wegen.

Voordelen van Asset Management

De voordelen van asset management hangen af van je doelstellingen, maar de belangrijkste zijn:

• Overzicht van middelen en hun waarde
• Duidelijkheid over gebruiker en eigenaar
• Preventief onderhoud en keuringen uitvoeren
• Geen overbodige bedrijfsmiddelen meer aanschaffen, en beter kunnen budgetteren

Case Study: Alfa Laval Nijmegen

Voor Alfa Laval Nijmegen hebben we het asset management opgezet. We begonnen met het inventariseren van de doelen en de benodigde informatie. Vervolgens hebben we genummerde stickers gemaakt en alles geteld en in kaart gebracht.

Het uiteindelijke overzicht hebben we toegevoegd aan Facility Spot Virtual Assistant, waardoor alles in het systeem is vastgelegd en eenvoudig aangepast kan worden. Dit zorgt ervoor dat Alfa Laval altijd een up-to-date overzicht heeft van hun bedrijfsmiddelen. Bij nieuwe aanschaffen of afvoeren van bedrijfsmiddelen wordt dit direct bijgehouden, waardoor er overzicht blijft en nieuwe middelen meteen gekeurd of onderhouden kunnen worden.

Voor Alfa Laval Nijmegen helpt dit om overzicht te houden en altijd up-to-date te zijn.

Doe nu de MKB scan en kom erachter waar nog kansen liggen en tegen welke risico’s je kunt aanlopen!