Gratis special report
Hoe office managers 10+ uur per week terugwinnen zonder een facilitair team aan te nemen
Van brandjes blussen naar in controle. Het Facility Flow Fundament voor MKB kantoren zonder eigen facility manager.
Gratis, geen e-mailadres nodig.
Wat je eruit haalt
Control
Alle contracten, leveranciers en afspraken op één plek. Je hoeft niemand meer na te jagen en kunt elke vraag direct beantwoorden.
Protection
Facturen en contracten kloppen, geen stille verhogingen. Kosten en risico's bewaakt voordat ze het budget raken.
Prevention
Onderhoud staat gepland, niet in je hoofd. Problemen zijn opgelost voordat collega's ze melden.
Zonder een dure facility manager aan te nemen, en zonder software waar niemand tijd voor heeft.
Het bewijs
Wat het oplevert, in cijfers
8-10 → <1 uur
brandjes blussen per week
Facility Spot clientdata, 2024-2026
€30.000+
verspilling per jaar die een contractaudit blootlegt
bij 50 tot 200 medewerkers
€5.000
per maand dat niets doen kost
€2.500 contracten + circa €2.700 verloren tijd
40% → 60%
kantoorbezetting in de case Gelderland
over twaalf maanden
Case: kantoor van 120 mensen in Gelderland
Twee receptionisten deden het facilitaire erbij, zonder contractoverzicht en met zwakke factuurcontrole. Over twaalf maanden wonnen zij samen ruim 20 uur per week terug, daalden de jaarlijkse kosten met €100.000 door heronderhandeling en inkoop, en steeg de kantoorbezetting van 40% naar 60%.
Vijf verschuivingen die het verschil maken
Wat bedrijven die de sprong van brandjes blussen naar in controle maken anders doen.
- 01
Van in je hoofd naar op één plek
Één overzicht met leverancier, contactpersoon, dienst, maandbedrag en einddatum. Ben jij morgen ziek, dan kan een collega het openen en verder.
- 02
Van snelle blik naar factuur tegen contract
Geen factuur goedgekeurd zonder dat tarief, aantal en geleverde dienst zijn nagelopen. Afwijking gevonden, dezelfde week gemeld.
- 03
Van wachten op storing naar vooruit plannen
Twaalf maanden onderhoud vooruit ingepland per asset. De leverancier krijgt de datum van jou, niet andersom.
- 04
Van elke verhoging accepteren naar het contract checken
Bij elke verhogingsbrief eerst de indexatieclausule erbij. Klopt het percentage, klopt het moment, is er een maximum afgesproken.
- 05
Van enig aanspreekpunt naar een herhaalbaar systeem
Jij beslist wat er gebeurt en ziet maandelijks wat het kostte. Iemand anders zit achter de leveranciers aan.
Wat je deze week al kunt doen
Drie dingen, elk onder een uur. Ze kosten je niets en laten meteen zien waar je staat.
Maak de lijst
Zet in één bestand elke facilitaire leverancier: naam, contactpersoon, dienst, maandbedrag, einddatum contract. Van een aantal contracten weet je de einddatum niet. Dat is je nulmeting.
Pak één factuur
Neem de grootste factuur van vorige maand en leg hem naast het contract. Klopt het tarief, staat de verhoging erin, is alles wat gefactureerd is ook geleverd.
Zoek de stille verlenging
Zoek in je contracten naar opzegtermijn en stilzwijgende verlenging. Zet elke opzegdatum in je agenda met drie maanden vooraf een herinnering.
Over de auteur
Stan Raaijmakers
Ik ben Stan Raaijmakers, oprichter van Facility Spot. Ik help bedrijven grip te krijgen op hun facilitaire zaken, van schoonmaak en koffie tot onderhoud en contracten. Niet door er nog een leverancier bij te halen, maar door één plek te creëren waar alles samenkomt en klopt.
Het Facility Flow Fundament is de methode die ik daarvoor gebruik, opgebouwd uit wat ik in de praktijk zag werken en misgaan.
Kantoren die het facilitaire aan ons hebben overgedragen.
Wat er in het rapport staat
- 01Je dag is om 9:15 al weg
- 02Waarom het steeds misgaat
- 03Het Facility Flow Fundament
- 04Vijf verschuivingen die het verschil maken
- 05Wat mensen tegenhoudt
- 06Waar het op neerkomt
- 07De eerste stap
Liever meteen sparren over jouw situatie?
Plan een gratis facility sessie van 30 minuten. Geen presentatie, geen offerte.
facilityspot.nl/gesprek