De prullenbakken zijn niet geleegd. In de vergaderruimte staan nog de kopjes van gisteren. Een collega stuurt je een foto van het toilet, met de vraag of je "even wilt bellen".
Dus bel je. Het schoonmaakbedrijf biedt excuses aan, belooft beterschap en een maand later staat dezelfde klacht weer in je mailbox.
Herkenbaar? Dan ligt het waarschijnlijk niet aan jou, en vaak ook niet aan de mensen die schoonmaken. Het ligt aan het schoonmaakcontract. Afspraken die niet meetbaar zijn, kun je niet controleren. En wat je niet kunt controleren, kun je ook niet verbeteren.
Dit zijn de vijf fouten die we in schoonmaakcontracten het vaakst tegenkomen.
Fout 1: je koopt uren in, geen resultaat
Veel schoonmaakcontracten zijn gebaseerd op uren per locatie. Zoveel uur per week, zoveel per dag. Dat voelt overzichtelijk, maar je weet daarmee nog niet wat er schoon moet zijn.
Wat er misgaat: niemand kan laten zien of die uren gemaakt worden, en zelfs als dat zo is, zegt het niets over het resultaat. Je betaalt voor aanwezigheid, niet voor een schoon kantoor.
Wat beter werkt: leg vast welk resultaat je verwacht per ruimte. Wat moet er schoon zijn, hoe vaak, en hoe ziet "schoon" eruit. Uren zijn dan het middel van de leverancier, niet jouw maatstaf.
Fout 2: het werkprogramma ligt in een la
Bij de aanbesteding is er een werkprogramma gemaakt. Daarna heeft niemand het meer gezien. De schoonmakers op de vloer kennen het niet, de rayonmanager is inmiddels twee keer gewisseld, en jij weet niet meer precies wat er is afgesproken.
Wat er misgaat: als niemand weet wat er in het werkprogramma staat, wordt de schoonmaak een gewoonte in plaats van een afspraak. Ruimtes vallen ertussendoor, periodieke taken worden vergeten.
Wat beter werkt: leg het werkprogramma naast wat je op de locatie ziet. Klopt het nog met hoe het pand nu wordt gebruikt? Zorg dat het bij de leverancier én bij jou op één plek ligt, en dat het ook op de vloer bekend is.
Fout 3: er is geen afgesproken controle
"De kwaliteit moet goed zijn" staat in bijna elk schoonmaakcontract. Maar wie controleert dat, hoe vaak en op welke manier? Daar staat vaak niets over.
Wat er misgaat: zonder vaste controle draait de samenwerking op klachten. Elke discussie wordt jouw gevoel tegenover dat van de leverancier. Een directeur die vraagt waarom het nog steeds niet goed is, krijgt van jou geen antwoord met feiten.
Wat beter werkt: spreek een vaste kwaliteitsmeting af, met een vaste frequentie en een vaste manier van beoordelen. Dan praat je in het overleg over wat er gemeten is, niet over wie gelijk heeft.
Fout 4: er staat niet in wat er gebeurt als het niet geleverd wordt
Afspraken zonder gevolg zijn wensen. Als het contract niet beschrijft wat er gebeurt bij een slechte meting of herhaalde klachten, heeft de leverancier weinig reden om structureel iets te veranderen.
Wat er misgaat: je krijgt excuses, een nieuwe rayonmanager of de mededeling dat er "geen mensen zijn". En dan begint het rondje opnieuw.
Wat beter werkt: leg vast wat er gebeurt als het niet wordt geleverd. Bijvoorbeeld een verbeterplan met een termijn, extra inzet zonder meerkosten, of gevolgen voor de factuur. Het gaat er niet om de leverancier te straffen, maar om allebei te weten waar je staat.
Fout 5: je keurt facturen goed zonder bewijs
De factuur komt binnen, het bedrag lijkt op dat van vorige maand, dus je keurt goed. Maar of de afgesproken taken en uren ook geleverd zijn, weet je niet.
Wat er misgaat: je betaalt structureel voor schoonmaak die je niet kunt aantonen. En hoe langer dat duurt, hoe lastiger het wordt om er later iets van te zeggen.
Wat beter werkt: leg de factuur naast het contract, het werkprogramma en de metingen. Pas goedkeuren als je kunt zien dat geleverd is wat er is afgesproken.
Eerst verbeteren, dan pas wisselen
Als de schoonmaak niet goed is, is de eerste reflex vaak: ander schoonmaakbedrijf. Maar een nieuwe aanbesteding kost tijd en geeft geen garantie. Als de afspraken niet meetbaar zijn, neem je hetzelfde probleem mee naar de volgende leverancier.
Daarom begin je bij je huidige leverancier. Zo pak je dat aan:
Stap 1. Breng in kaart wat er is afgesproken. Pak het contract, het werkprogramma en de laatste facturen erbij. Wat staat er precies in, en wat niet?
Stap 2. Kijk wat er echt gebeurt. Loop zelf de locatie door en leg vast wat je ziet. Per ruimte, naast het werkprogramma. Zo zie je waar het gat zit.
Stap 3. Maak de afspraken meetbaar. Wat moet er gebeuren, hoe vaak, hoe wordt het gecontroleerd en wat gebeurt er als het niet geleverd wordt. Bespreek dit met je leverancier.
Stap 4. Stuur op feiten. Gebruik de metingen in een vast overleg. "Dit is afgesproken, dit is geleverd." Dan handelt de leverancier, en hoef jij er niet meer achteraan.
Stap 5. Pas daarna kiezen. Werkt het nog steeds niet, of loopt je contract af? Dan heb je met meetbare afspraken een veel sterkere basis voor een nieuwe aanbesteding.
Zo werken wij: de Zwart-op-Wit methode
Bij Facility Spot zitten we aan de kant van de opdrachtgever in facilitaire contracten. Voor schoonmaak werken we met de Zwart-op-Wit methode:
- Overzicht: we bezoeken de locaties zelf en leggen wat we zien naast het contract, de factuur en het werkprogramma.
- Structuur: we maken de afspraken meetbaar, eerst met je huidige leverancier. Aanbesteden doen we alleen als dat niet werkt of het contract afloopt.
- Controle: je eigen team krijgt de feiten om op te sturen. Geen factuur meer goedgekeurd zonder bewijs.
Je houdt je leverancier en je team. Meer over onze aanpak lees je op de pagina schoonmaak.
Weet in vijf minuten waar jullie schoonmaak misgaat
Wil je weten waar het bij jullie schuurt? Doe de gratis Schoonmaak Check. Het kost vijf minuten en je uitslag verschijnt direct.