Zo controleer je hem in 5 stappen (de Indexatietoets)
"Dat is de cao, daar valt niets aan te doen."
Dat hoor ik elk jaar. Zodra de indexatiebrief van de schoonmaker binnenkomt. Vaak zeggen inkopers het zelf. Ze lezen de brief en denken: "Moet ik dit gewoon tekenen?"
Meestal tekenen ze. Er is geen tijd. Er is geen vergelijking. En de cao is een sterk argument.
Maar de cao bepaalt de loonstijging van de schoonmaker. Wat er op jouw factuur komt, staat in jouw contract. Dat zijn twee verschillende dingen. In dit artikel loop je in 5 stappen na of je moet tekenen, en wat je dan zegt.
Een indexatie is geen mededeling
De meeste mensen behandelen de indexatiebrief als nieuws. De leverancier meldt iets, jij neemt het voor kennisgeving aan. De cao stijgt, dus het tarief stijgt mee.
De nieuwe cao Schoonmaak loopt van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2028. De basisuurlonen stijgen met 3,1% per 1 januari 2027 en met 3% per 1 januari 2028 (bron: CNV, 2 september 2026; cao-tekst 2026-2028 via RAS).
Dat zijn de lonen van de schoonmaker. Het zegt nog niets over wat jij moet betalen. Dat bepaalt de indexatieclausule in jouw contract. Welke index geldt, per wanneer, of jouw akkoord nodig is, of er een maximum is.
Dus een indexatie is geen mededeling van de leverancier. Het is de uitvoering van een afspraak in je contract. En een afspraak kun je nalopen.
Het kost geld om dat niet te doen. Een paar procent op een contract van een ton is al snel 3.000 euro per jaar. Dat is een rekenvoorbeeld, geen onderzoek. Maar het stapelt. Elk jaar komt er een bedrag bovenop het vorige jaar.
"Ik denk dat we het goed op orde hebben"
Een ervaren facilitair regisseur van een groot kantoorgebouw zei tegen mij: "Ik denk dat we het goed op orde hebben. Maar dat zegt iedereen van zichzelf."
Dat is een eerlijk antwoord. Zijn laatste marktcheck was jaren terug. Sindsdien werd elk jaar geïndexeerd. Het ging elk jaar zo. En als je doorvraagt, zie je iets anders. De calculatie zegt dagelijks, de uitvoering is op aanvraag. Dan indexeer je uren die niet geleverd worden.
Niemand deed het expres. Er was gewoon geen overzicht. Dat is precies waar ik mee werk in Afspraak is Afspraak: Overzicht, Structuur, Controle. De Indexatietoets is dezelfde aanpak, toegepast op één brief.
De vraag is niet: is dit de cao? De vraag is: klopt dit met wat we hebben afgesproken, en met wat er geleverd wordt?
De Indexatietoets in 5 stappen
- Check je contract. Zoek welke index geldt (cao of CBS), per wanneer die ingaat, of jouw akkoord nodig is en of er een maximum is. Dat bepaalt of de brief klopt volgens je contract.
- Verzamel je bronnen. Leg de indexatiebrief, de berekening, de cao-loontabel, de tariefopbouw en de brief van vorig jaar naast elkaar. Zonder die stukken beoordeel je een bedrag zonder context.
- Reken na. Kijk of een loonstap dubbel is doorberekend. Kijk of een toekomstige loonstap al is meegenomen. Kijk of er over het juiste deel van het tarief is geïndexeerd. Dat laatste is meestal een klein deel van het bedrag. Een dubbele of te vroege loonstap weegt zwaarder.
- Toets de levering. Vergelijk wat is gecalculeerd met wat wordt uitgevoerd. Dagelijks gecalculeerd en op aanvraag uitgevoerd? Dan betaal je indexatie over uren die niet geleverd worden.
- Besluit en voer het gesprek. Kies uit drie opties: accepteren, onderbouwing vragen of heronderhandelen. Een besluit op feiten houdt het gesprek zakelijk.
Stap 1 en 2 geven je het overzicht. Stap 3 geeft je structuur in de cijfers. Stap 4 en 5 geven je controle.
Het gesprek zelf
Dit is waar de meeste mensen vastlopen. Ze weten dat er iets niet klopt, maar ze willen geen ruzie. Mijn regel is simpel. Stuur nooit een boze mail. Altijd een nette vraag.
Dit zijn de drie mails die ik gebruik.
Accepteren: "Bedankt voor uw brief. Ik heb de berekening nagelopen en ga akkoord. Kunt u het nieuwe tarief en de ingangsdatum schriftelijk bevestigen?"
Onderbouwing vragen: "Bedankt voor uw brief. Ik wil de indexatie graag kunnen narekenen. Welke cao hebt u gebruikt, welke loonstap is het en per wanneer gaat die in? En kunt u de opbouw van het tarief laten zien?"
Heronderhandelen: "Ik zie dat een loonstap dubbel is doorberekend. Kunt u een herzien voorstel sturen?"
Een goede leverancier heeft dat antwoord zo klaar.
Komt er geen antwoord, of een weigering? Dan stuur je een vervolgmail met een datum. Vraagt je contract om jouw akkoord? Dan betaal je intussen het oude tarief door, tot de onderbouwing er is. En je zet het op de agenda van het eerstvolgende contractoverleg.
Wat je misschien denkt
"Dat is de cao, daar valt niets aan te doen." De cao bepaalt wat de schoonmaker aan loon betaalt. Jouw contract bepaalt wat jij betaalt.
"Ik heb er geen tijd voor." Stap 1 en 2 kosten één middag. Je gebruikt ze elk jaar opnieuw. Dat is minder tijd dan een jaar lang een verkeerd bedrag betalen.
"Ik wil de relatie met mijn leverancier niet beschadigen." Je vraagt om onderbouwing van een afspraak. Je beschuldigt niemand. Dat is geen conflict. Dat is een nette vraag. En je houdt je leverancier. Je hoeft niet opnieuw aan te besteden.
Wat je meeneemt
Een indexatie is geen mededeling van de leverancier. Het is de uitvoering van een afspraak in je contract. Wie die afspraak naloopt en de levering ernaast legt, weet wat hij tekent.
Weet je niet waar je staat? Doe de gratis Schoonmaak Check. Daarna kun je je eigen contract en je levering naast elkaar leggen.
Stan Raaijmakers, Facility Spot