"Het is niet schoon." Dat hoor je als office manager vaker dan je lief is. Maar wat bedoelt iemand daar precies mee? Een vol prullenbakje? Stof op de vensterbank? Een toilet dat er 's middags niet meer fris uitziet?
Zolang niemand weet wat "schoon" betekent, blijft de kwaliteit van de schoonmaak een gevoel. En over een gevoel kun je met je schoonmaakbedrijf alleen maar discussiëren.
Daarom meet je het. Niet om de leverancier te betrappen, maar zodat jullie allebei weten waar je staat.
Waarom meten werkt
Zonder meting draait de samenwerking op klachten. Een collega mailt, jij belt, de leverancier biedt excuses aan. Daarna gebeurt er weinig, omdat niemand kan aanwijzen wat er structureel misgaat.
Met een vaste meting verandert het gesprek. Je zegt niet meer "het is vaak niet goed", maar "in de toiletten scoorden we drie keer op rij onder de afspraak". Daar kan een leverancier iets mee. En als het daarna beter gaat, zie je dat ook.
Stap 1: bepaal wat "schoon" is
Begin bij het contract en het werkprogramma. Wat moet er per ruimte gebeuren, en hoe vaak? Denk aan:
- Sanitair: toiletten, wastafels, spiegels, aanvullen van papier en zeep.
- Werkplekken: bureaus, prullenbakken, vloeren.
- Pantry en keuken: aanrecht, apparatuur, vaatwasser, afval.
- Vergaderruimtes en entree: het eerste wat bezoekers zien.
Spreek per ruimte af wat het resultaat moet zijn. "Geen zichtbaar vuil of stof op werkhoogte" is meetbaar. "Netjes" niet.
Stap 2: kies een meetmethode
Je kunt op twee manieren meten.
Een vaste checklist. Je loopt per ruimte een korte lijst door en geeft per punt aan of het in orde is. Simpel, snel en goed te doen voor een kantoor.
Een erkende meetmethode. In de schoonmaakbranche wordt vaak gewerkt met VSR-KMS, een kwaliteitsmeetsysteem waarbij je steekproefsgewijs ruimtes beoordeelt op vuil en stof. Veel schoonmaakbedrijven kennen deze methode, wat het makkelijker maakt om dezelfde taal te spreken.
Welke je ook kiest: leg de methode vast in je afspraken met de leverancier, zodat er achteraf geen discussie is over hoe er gemeten is.
Stap 3: meet vaker dan je denkt, maar kort
Eén keer per jaar meten zegt weinig. Je ziet een momentopname, niet hoe het gaat. Beter is een vaste frequentie, bijvoorbeeld maandelijks, met een korte ronde langs de belangrijkste ruimtes.
Meet op verschillende momenten. De schoonmaak kan 's ochtends prima zijn en 's middags tegenvallen. En meet ook de periodieke taken, zoals het reinigen van ramen, vloeren en stoelen. Juist die worden het snelst vergeten.
Stap 4: leg vast wat je ziet
Een meting die alleen in je hoofd zit, verdwijnt bij de eerste drukke week. Leg per ronde vast:
- welke ruimtes je hebt bekeken;
- wat in orde was en wat niet;
- een foto bij elke afwijking;
- de datum en het tijdstip.
Zo bouw je in een paar maanden een overzicht op. Je ziet welke ruimtes structureel achterblijven en of het na een gesprek beter wordt.
Stap 5: bespreek de uitkomsten in een vast overleg
Meten heeft alleen zin als er iets mee gebeurt. Plan een vast overleg met je schoonmaakbedrijf, bijvoorbeeld elk kwartaal, en bespreek de metingen.
Houd het zakelijk: dit is afgesproken, dit hebben we gemeten, wat gaan we eraan doen? Spreek een concrete actie en een termijn af, en kijk bij de volgende meting of het is verbeterd.
Staat er in je schoonmaakcontract niet wat er gebeurt als de kwaliteit onder de afspraak blijft? Dan is dat het moment om dat aan te vullen. Lees ook 5 fouten in je schoonmaakcontract.
Veelgemaakte fouten bij het meten
- Alleen meten na een klacht. Dan meet je de uitzonderingen, niet de kwaliteit.
- De leverancier alleen laten meten. Een eigen meting van het schoonmaakbedrijf is nuttig, maar controleer zelf ook of laat het onafhankelijk doen.
- Geen gevolg aan de uitkomst. Als een slechte meting niets oplevert, verandert er ook niets.
- De factuur los zien van de meting. Keur pas goed als je kunt zien dat geleverd is wat er is afgesproken.
Geen tijd om zelf te meten?
Dat is precies waar het vaak misgaat. Meten is niet moeilijk, maar het moet wel elke maand gebeuren. Bij Facility Spot doen we dat met de Zwart-op-Wit methode: we bezoeken de locaties zelf, leggen wat we zien naast het contract, de factuur en het werkprogramma, en geven je team de feiten om op te sturen. Ook bij het schoonmaakbedrijf dat je al hebt. Meer daarover lees je op de pagina schoonmaak.
Weet in vijf minuten waar jullie schoonmaak misgaat
Wil je eerst weten hoe het er bij jullie voor staat? Doe de gratis Schoonmaak Check. Het kost vijf minuten en je uitslag verschijnt direct.