Van losse eindjes naar een efficiënte werkomgeving

Toen MTA Groep ons inschakelde, hadden ze al verschillende facilitaire interimmers gehad. Helaas hadden deze geen positieve indruk achtergelaten, waardoor wij met een achterstand begonnen. Er was behoefte aan facilitair overzicht en ondersteuning, maar tegelijkertijd moesten we laten zien dat we wél blijvende impact konden maken.

Onze uitdaging? Facilitaire processen structureren, kosten optimaliseren en zorgen voor een werkomgeving die medewerkers ondersteunt. In deze case lees je hoe we dit hebben aangepakt.

1. Grip krijgen op contracten & kostenbeheersing

Eén van de grootste uitdagingen was het creëren van overzicht. De facilitaire contracten waren goed beheerd, maar dit gebeurde als nevenfunctie van medewerkers, waardoor er onvoldoende aandacht was voor optimalisatie.

📌 Acties die we ondernamen:
✅ Alle contracten en kosten volledig in kaart gebracht
✅ Verborgen kosten en ongunstige afspraken geïdentificeerd
✅ Leveranciers gecontroleerd op prijsontwikkelingen en prestaties

💡 Resultaat: Transparantie in alle contracten en facilitaire kosten, waardoor we kansen voor optimalisatie direct konden aanpakken.

2. Klimaatsysteem optimaliseren: minder energieverbruik, meer comfort

Een veelgehoorde klacht onder medewerkers was het klimaatsysteem. Hoewel het pand relatief nieuw was, functioneerde het systeem niet optimaal en had het een hoog energieverbruik. Dit leidde niet alleen tot oncomfortabele werkomstandigheden, maar ook tot onnodig hoge energiekosten.

📌 Onze aanpak:
🔹 Metingen uitgevoerd om de daadwerkelijke klimaatprestaties te monitoren
🔹 Werknemerservaring meegenomen in de analyse
🔹 Optimalisatieproject opgezet in samenwerking met een externe partij

💡 Resultaat: Lagere energiekosten en een werkomgeving die beter aansluit bij de behoeften van medewerkers.

3. Contracten opnieuw inkopen & optimaliseren

Verschillende contracten waren de afgelopen jaren automatisch verlengd, waardoor er weinig ruimte was om direct te schakelen. Toch hebben we binnen de bestaande contracten verbeteringen doorgevoerd.

📌 Concrete optimalisaties:
✅ Koffiecontract: Oorspronkelijk gebonden aan een verplichte afname, wat na afloop resulteerde in een flinke prijsverhoging. We stapten over op een flexibelere leverancier, met lagere kosten en betere voorwaarden.
✅ Afvalcontract: Een contract van vijf jaar was opnieuw verlengd, maar door te hoge indexeringen betaalde de organisatie veel meer dan nodig. We hebben de indexeringen gecorrigeerd en andere voorwaarden aangepast om de schade te minimaliseren.
✅ Printercontract: Samenwerking met de IT-manager om een soepelere overgang te realiseren naar nieuwe machines, zonder onnodige extra kosten of ergernis bij medewerkers.
✅ Sanitaire middelen: Prijzen en leveringsvoorwaarden waren onduidelijk, waardoor onnodige kosten ontstonden. Dit contract hebben we opgezegd en opnieuw ingekocht, met volledige transparantie over wat er geleverd wordt en tegen welke prijs.

💡 Resultaat: Kostenbesparing en een einde aan onnodige langdurige contractverplichtingen.

4. Schoonmaak & catering: efficiënter en voordeliger

Het schoonmaakcontract was eerder opnieuw ingekocht door een voorgaande interim, maar de precieze afspraken waren onduidelijk. Door met de leverancier aan tafel te gaan, konden we uren efficiënter inzetten en prijsverhogingen corrigeren.

Daarnaast bleek dat de maandelijkse catering bestellingen niet optimaal waren. De organisatie legde geld bij om lunches betaalbaar te houden, maar er was sprake van onverwachte derving en inefficiëntie.

📌 Onze verbeteringen:
✅ Constructie opgezet waarbij er geen derving meer is in de lunchkosten
✅ Prijzen gestabiliseerd, zonder in te leveren op kwaliteit
✅ Samenwerking gestart om het assortiment verder te optimaliseren

💡 Resultaat: Voordeligere catering zonder voedselverspilling, en een beter gestructureerde schoonmaakplanning.

Wat heeft MTA Groep hiermee bereikt?

✔ Volledige grip op contracten & kosten
✔ Lager energieverbruik & verbeterde klimaatbeleving
✔ Flexibeler en voordeliger koffie- en printercontract
✔ Geen onverwachte kosten in sanitaire middelen
✔ Soepele overgang naar een toekomstbestendige werkomgeving