Van contractchaos naar structuur & besparing

Bij Alfa Laval Nijmegen waren de facilitaire contracten versnipperd geraakt door meerdere verhuizingen, interne verschuivingen en een veranderende bedrijfsstructuur. Overzicht ontbrak: contracten waren verdeeld over verschillende personen en locaties, zonder duidelijke centrale regie. Dit leidde tot hoge onnodige kosten, inefficiënte leveranciersafspraken en een werkomgeving die niet meer aansloot bij de behoeften van medewerkers.

Facility Spot stapte in om orde te scheppen in de chaos, kosten te optimaliseren en de werkomgeving toekomstbestendig te maken. Hieronder lees je hoe we dit hebben aangepakt.

---

1. Stap 1: Overzicht creëren & inzicht krijgen

Onze eerste stap was alle bestaande contracten verzamelen en analyseren. We brachten niet alleen de contracten in kaart, maar koppelden deze direct aan kosten en facilitaire uitgaven. Hierbij keken we kritisch naar:

✔ Welke contracten lopen nog?
✔ Welke contracten zijn nog actueel na verhuizingen en reorganisaties?
✔ Welke kostenposten kunnen direct geoptimaliseerd worden?

🔹 Uitdaging: Contracten waren vaak afgesloten in een oude situatie, zonder dat ze waren aangepast aan de nieuwe behoeften. Gevolg: Onnodig hoge kosten en diensten die niet meer aansloten bij de huidige situatie.

💡 Oplossing: Een compleet overzicht van alle contracten, inclusief optimalisatiekansen en besparingsmogelijkheden.

---

2. Stap 2: Contracten optimaliseren & opnieuw inkopen

Toen we alle contracten inzichtelijk hadden, zijn we begonnen met de optimalisatie en heronderhandeling. In sommige gevallen betekende dit dat we betere afspraken maakten met de bestaande leverancier. In andere gevallen kozen we ervoor om het contract opnieuw in de markt te zetten.

Grootste besparingen & verbeteringen:

Schoonmaakcontract: De oude situatie: 6 medewerkers werkten 3 uur per dag, terwijl dit oorspronkelijk voor meerdere panden was ingericht. Nieuwe oplossing: Een efficiënter contract met 2 medewerkers die 3 uur per dag werken, met méér tijd per ruimte.
Besparing: €60.000 per jaar, zonder in te leveren op kwaliteit.

Koffiemachines & ingrediënten: Sommige machines waren aan het einde van hun levensduur. We onderzochten verschillende constructies en vonden een flexibele oplossing waarbij er geen verborgen kosten of verplichte afnames in zaten.
Besparing: Minder kosten per kilo koffie & geen verplichte onderhoudscontracten.

Bedrijfscatering: De organisatie was kleiner geworden, en een vaste cateraar was niet langer rendabel. We introduceerden een nieuwe cateringoplossing met een flexibele, kostenefficiënte lunchservice, waardoor medewerkers tegen een scherp tarief een gezonde lunch kunnen halen. Dit verhoogde de kantoorbezetting.
Resultaat: Meer medewerkers op kantoor & lagere cateringkosten.

---

3. Stap 3: Werkomgeving toekomstbestendig maken

Naast kostenoptimalisatie hebben we ervoor gezorgd dat de werkomgeving weer perfect aansloot bij de nieuwe situatie.

Veiligheid waarborgen: De organisatie had geen magazijn meer, maar wel een kleine opslaglocatie met apparatuur die onderhouden moest worden. We introduceerden een assetmanagementsysteem om het onderhoud te plannen en wettelijke keuringen niet over het hoofd te zien.

Assetbeheer & werkplekinventarisatie: Door alle interne verhuizingen was er geen goed overzicht meer van de aanwezige meubels en inventaris. We brachten alles in kaart, labelden het en digitaliseerden het beheer, zodat er altijd inzicht is in de waarde en locatie van assets.

Laadpalen en duurzaam mobiliteitsbeleid: We ondersteunden de aanleg van laadpalen, inclusief de aanvraag bij de netbeheerder en de inrichting van het interne beleid.

Arbo & werkplekinrichting: De veranderde organisatie vroeg om een nieuwe RI&E en keuringen. We regelden en implementeerden verbeterpunten voor een veilige en gezonde werkplek.

Resultaat: Een werkomgeving die aansluit bij de toekomstvisie van Alfa Laval Nijmegen en de behoeften van medewerkers.

---

Wat heeft Alfa Laval Nijmegen hiermee bereikt?

€60.000 besparing op schoonmaakkosten
Lagere cateringkosten & hogere kantoorbezetting
Volledig grip op contracten en kosten
Verbeterde werkomgeving & medewerkerstevredenheid
Geen verborgen kosten meer in koffiemachines & onderhoudscontracten
Voldoet weer aan veiligheidseisen & wettelijke keuringen

Quote van de klant:
Alfa Laval is ontzettend tevreden met de samenwerking met Stan van Facilityspot.nl. Stan heeft een brede facilitaire kennis, denkt mee en heeft een heldere kijk op zaken. Bij vragen staat hij altijd klaar. Facilitaire projecten leidt hij van het begin tot eind.