Hetty is office manager bij Hekkelman Notarissen. Naast haar gewone werk regelde ze ook het facilitaire. Wat klinkt als één taak, was in de praktijk tientallen taken. Allemaal kleine dingen, elke week opnieuw.
Toen we begonnen, was haar grootste frustratie helder. Veel tijd kwijt aan mailen over prijzen die vaak niet klopten. Achter leveranciers aanlopen die niet leverden wat was afgesproken. Geen overzicht over wat er allemaal speelde.
De situatie
Hekkelman had losse contracten met verschillende leveranciers. Schoonmaak, groenvoorziening, brandbeveiliging, brandmeldinstallatie, inbraakinstallatie, afvalcontainers. Allemaal verschillende partijen, verschillende facturen, verschillende contactpersonen.
Het ging niet om grote drama's. Het ging om de optelsom. Elk los probleempje kostte tijd. En die tijd liep op.
Wat we hebben gedaan
Eerst alle contracten in kaart gebracht. Wie leverde wat, wat kost het, wat staat er in de kleine letters. Niet om er drama van te maken, maar om te zien wat je hebt.
Daarna hebben we de contracten één voor één geoptimaliseerd. Schoonmaak opnieuw onderhandeld. Brandbeveiliging en de brandmeldinstallatie samengebracht. Inbraakinstallatie gecheckt. Groenvoorziening herzien. Afvalcontainers opnieuw afgesproken.
Niet alles in één klap, dat werkt niet. Wel structureel, met Hetty als vaste contactpersoon aan de Hekkelman-kant en mij aan onze kant.
Resultaat
Hetty heeft het zelf het beste verwoord:
"Voor Facility Spot was ik veel tijd kwijt aan het heen en weer mailen over prijzen die vaak niet klopten. Nu ervaar ik een enorme rust."
Concreet: alle contracten marktconform. Eén aanspreekpunt voor het facilitaire. Geen losse facturen die niemand meer kan plaatsen. Tijd terug voor Hetty om haar eigen werk te doen.
Wat dit betekent
Bij organisaties zonder facility manager komt het facilitaire vaak bij iemand terecht die het er naast doet. Die persoon is meestal goed in zijn eigen vak, maar facilitair is een vak op zich. Onze rol: dat vak overnemen, zodat de office manager kan focussen op haar eigen werk.