Wassenburg Medical zat in vijf panden bij elkaar. Niet vijf losse locaties, maar vijf gebouwen op één terrein. Door de jaren heen organisch gegroeid. En zoals dat gaat bij organisch gegroeide situaties: de facilitaire kant was meegegroeid, maar niet altijd even strak.
Toen de stap naar nieuwbouw gemaakt werd, was het moment daar om het facilitair opnieuw goed neer te zetten. Niet alleen verhuizen, maar opruimen en herinrichten. Terwijl het bedrijf gewoon door moest blijven draaien.
De situatie
Vijf panden, één bedrijf. Door de tijd waren er afspraken bij gekomen, weer afgevallen, opnieuw gemaakt. Contracten die ergens in een la lagen. Werkwijzen die niemand meer precies wist waar ze vandaan kwamen. Niets ernstigs, maar wel vervuiling die opgeruimd moest worden voordat alles naar één nieuw pand ging.
Plus de praktische vraag: wat hebben we straks nodig in het nieuwe pand. Welke diensten in welke vorm. Welk meubilair gaat mee, wat moet er nieuw bij. Hoe richten we het zo in dat het er als één geheel uitziet, niet als de oude situatie in een nieuwe schil.
Wat we hebben gedaan
Eerst alles in kaart brengen. Welke contracten lopen er. Welke afspraken zijn er door de jaren heen ontstaan. Wat past nog bij hoe het bedrijf nu werkt en wat is achterhaald.
Daarna de vertaalslag gemaakt naar de nieuwe situatie. Welke diensten houden we, welke vereenvoudigen we, welke moeten anders. Nieuwe contracten afgesloten waar de oude niet meer pasten. Bestaande herzien waar dat slimmer was.
Toen de verhuizing zelf. Eerst het magazijn, daarna pas het kantoor. Niet omdat het zo moest, maar omdat de operatie zo kon doorlopen. Geen gat tussen oud en nieuw.
Het meubilair hebben we in kaart gebracht. Wat gaat mee, wat blijft achter, wat komt erbij. Nieuwe spullen waar dat nodig was. Alles zo neergezet dat het nieuwe pand er als één geheel uitziet, niet als vijf oude situaties bij elkaar geveegd.
Voor de schoonmaak van het nieuwe pand heb ik de inkoop begeleid. Niet omdat ik zelf schoonmaak, maar omdat een goede inkoop bij de start veel ellende voorkomt later.
Resultaat
Wassenburg zit in een nieuwbouwpand dat meteen werkt. Contracten kloppen, leveranciers leveren, alles functioneert zoals afgesproken. De operatie heeft geen dag stilgelegen tijdens de hele transitie.
En misschien nog belangrijker: er zit geen ruis meer in de facilitaire kant. Wat er staat, staat omdat het past. Niet omdat het ooit zo is begonnen en daarna niemand meer heeft aangedurfd om eraan te komen.
Wat dit betekent
Bij gegroeide situaties is er altijd ergens vervuiling. Niet erg, maar wel rommelig. Een verhuizing of nieuwbouw is hét moment om dat op te ruimen. Wie het gewoon meeneemt naar de nieuwe situatie, bouwt voort op een schimmel. Wie het serieus aanpakt, krijgt een nieuwe situatie die meteen klopt.
Mijn werk hierbij: zorgen dat de oude rommel achterblijft, de nieuwe situatie meteen functioneert, en de operatie er niets van merkt.