Bij Alfa Laval Nijmegen waren de facilitaire contracten versnipperd geraakt door meerdere verhuizingen, interne verschuivingen en een veranderende bedrijfsstructuur. Overzicht ontbrak: contracten waren verdeeld over verschillende personen en locaties, zonder duidelijke centrale regie. Dit leidde tot hoge onnodige kosten, inefficiënte leveranciersafspraken en een werkomgeving die niet meer aansloot bij de behoeften van medewerkers.
Facility Spot stapte in om orde te scheppen, kosten te optimaliseren en de werkomgeving toekomstbestendig te maken. Hieronder lees je hoe we dit hebben aangepakt.
Stap 1: overzicht creëren en inzicht krijgen
Onze eerste stap was alle bestaande contracten verzamelen en analyseren. We brachten niet alleen de contracten in kaart, maar koppelden deze direct aan kosten en facilitaire uitgaven. We keken kritisch naar:
- Welke contracten lopen nog?
- Welke contracten zijn nog actueel na verhuizingen en reorganisaties?
- Welke kostenposten kunnen direct geoptimaliseerd worden?
Uitdaging: contracten waren vaak afgesloten in een oude situatie, zonder dat ze waren aangepast aan de nieuwe behoeften. Gevolg: onnodig hoge kosten en diensten die niet meer aansloten.
Oplossing: een compleet overzicht van alle contracten, inclusief optimalisatiekansen en besparingsmogelijkheden.
Stap 2: contracten optimaliseren en opnieuw inkopen
Toen we alle contracten inzichtelijk hadden, begonnen we met optimalisatie en heronderhandeling. Soms maakten we betere afspraken met de bestaande leverancier, soms zetten we het contract opnieuw in de markt.
Schoonmaakcontract. Oude situatie: 6 medewerkers werkten 3 uur per dag, oorspronkelijk ingericht voor meerdere panden. Nieuwe oplossing: een efficiënter contract met 2 medewerkers die 3 uur per dag werken, met méér tijd per ruimte. Besparing: €60.000 per jaar, zonder in te leveren op kwaliteit.
Koffiemachines & ingrediënten. Sommige machines waren aan het einde van hun levensduur. We onderzochten verschillende constructies en vonden een flexibele oplossing zonder verborgen kosten of verplichte afnames.
Bedrijfscatering. De organisatie was kleiner geworden en een vaste cateraar was niet langer rendabel. We introduceerden een flexibele, kostenefficiënte lunchservice, waardoor medewerkers tegen een scherp tarief een gezonde lunch kunnen halen. Dit verhoogde de kantoorbezetting.
Stap 3: werkomgeving toekomstbestendig maken
Naast kostenoptimalisatie zorgden we ervoor dat de werkomgeving weer perfect aansloot bij de nieuwe situatie.
- Veiligheid waarborgen — voor de kleine opslaglocatie met te onderhouden apparatuur introduceerden we een assetmanagementsysteem om onderhoud te plannen en wettelijke keuringen niet over het hoofd te zien.
- Assetbeheer & werkplekinventarisatie — alle meubels en inventaris in kaart gebracht, gelabeld en het beheer gedigitaliseerd.
- Laadpalen en duurzaam mobiliteitsbeleid — ondersteund bij de aanleg van laadpalen, inclusief aanvraag bij de netbeheerder en intern beleid.
- Arbo & werkplekinrichting — een nieuwe RI&E uitgevoerd en verbeterpunten geïmplementeerd voor een veilige en gezonde werkplek.
Resultaten
- €60.000 besparing op schoonmaakkosten
- Lagere cateringkosten en hogere kantoorbezetting
- Volledig grip op contracten en kosten
- Verbeterde werkomgeving en medewerkerstevredenheid
- Geen verborgen kosten meer in koffiemachines en onderhoudscontracten
- Voldoet weer aan veiligheidseisen en wettelijke keuringen
Quote van de klant
"Alfa Laval is ontzettend tevreden met de samenwerking met Stan van Facility Spot. Stan heeft een brede facilitaire kennis, denkt mee en heeft een heldere kijk op zaken. Bij vragen staat hij altijd klaar. Facilitaire projecten leidt hij van begin tot eind."